Proces totstandkoming jaarstukken

Onze cyclus van ‘planning and control’, de P&C-cyclus, kent twee formele producten die het algemeen bestuur (AB) van Regio Hart van Brabant aan de raden voorlegt. Het gaat om de begroting en het jaarrapport.

Begroting

In het voorjaar stuurt het AB de ontwerpbegroting met uitvoeringsagenda voor het begrotingsjaar volgend op het lopende begrotingsjaar naar de raden. De ontwerpbegroting is gebaseerd op de keuzes die in de kernagenda gemaakt zijn. De raden kunnen hierop bij het AB hun zienswijzen over de totale ontwerpbegroting naar voren brengen. Zij hebben hiervoor een periode van twaalf weken de tijd.

In de begroting met uitvoeringsagenda is de deelbegroting jeugdhulp apart zichtbaar gemaakt. We doen dit, omdat er voor jeugdhulp een andere financieringssystematiek wordt gebruikt, met een afzonderlijke indexering. Dit komt onder andere door de omvang en samenstelling van de (totaal)bedragen, het karakter van de samenwerking op dit punt (uitvoering via gastheergemeente) en de aansturing via de bestuurscommissie Jeugd.

Jaarlijks stelt het algemeen bestuur uiterlijk 15 juli de begroting voor Regio Hart van Brabant vast. Het dagelijks bestuur (DB) zendt die vervolgens binnen twee weken na vaststelling naar Gedeputeerde Staten.

Verantwoording in jaarrapport

Verantwoording over de uitgevoerde werkzaamheden en de gemaakte kosten volgt in het jaarrapport. Het jaarrapport bestaat uit de jaarrekening (de cijfermatige verantwoording) en het jaarverslag (de inhoudelijk verantwoording). Het rapport wordt in twee fasen door het algemeen bestuur aan de raden aangeboden:

• Eerst komt in het voorjaar (vóór 15 april) het conceptjaarrapport zonder de gemaakte kosten voor jeugdhulp. Dit komt doordat zorgleveranciers tot 1 april hun kosten mogen declareren bij gemeenten en die dus daarna past verwerkt kunnen worden in de jaarrekening.
• Na verwerking van de cijfers voor de jeugdhulp, volgt de accountantscontrole. Het definitieve jaarrapport met de kosten jeugdhulp wordt gepubliceerd in de zomer, in ieder geval voor 15 juli.

Ook het jaarrapport wordt door het AB vastgesteld. Het dagelijks bestuur zendt die vervolgens binnen twee weken na vaststelling, in ieder geval voor 15 juli, naar Gedeputeerde Staten. Het DB zendt het jaarrapport ook naar de raden van de Hart van Brabantgemeenten, die – indien gewenst – bij Gedeputeerde Staten hun zienswijzen naar voren kunnen brengen.

Hieronder staat dit proces rondom het jaarrapport visueel weergegeven: